Events Umbuchen, Absagen und alternative Einnahmequellen nutzen
Du fragst Dich was mit Deinen Tickets passiert, wenn Du Deine Veranstaltungen absagen musst? Und wie sollst Du weiterhin Einnahmen generieren? Auf dieser Seite beantworten wir gebündelt Deine Fragen und geben Dir Anleitung wie Du diese im Ticketing System umsetzt.
Wie kann ich Veranstaltungen verlegen?
Neuen Veranstaltungstermin innerhalb der Veranstaltungsreihe setzen und hinzufügen
Die Umsetzung erfolgt im Backend unter "Veranstaltung auswählen" >> "Veranstaltungstage" >> "Tag hinzufügen" - die Parameter und Informationen der Veranstaltung werden direkt mit übernommen. Das erspart Dir viel Zeit im Pflegeaufwand.
UNSER EXPERTENTIPP: Nutze den integrierten E-Mail-Messenger und informiere Deine Gäste über die Verschiebung bzw. Neuansetzung des Termins. Wie das geht? Erfährst Du im nächsten Punkt.
Folgende Punkte gilt es zu prüfen:
☑ Status einer Veranstaltung ändern
Veranstaltungen kurzzeitig aus dem Verkauf nehmen oder absagen
Status auswählen von Öffentlich, Privat, Abgesagt oder Offline
☑ Datum einer Veranstaltung bearbeiten
☑ Uhrzeit einer Veranstaltung bearbeiten
☑ Veranstaltungsbeschreibung ändern
- Bearbeite die Texte der individuellen Veranstaltungstage oder der -reihe
- Nutze die Beschreibung, um bereits über die Verlegung zu informieren
Wie kann ich meine Kunden über den Event-Status informieren?
Nutze integrierte Funktionen zum Versenden von Mailings, SMS oder Briefen
Die transparente Kommunikation mit Deinen Gästen fördert das Vertrauen zu Dir und Deinen Veranstaltungen - vermeide Informationslücken, die das Konfliktpotenzial erhöhen! Der Eventmanager von egocentric Systems bietet Dir die Möglichkeit mit integrierten Funktionen Deine Ticketkäufer zu kontaktieren.
UNSER EXPERTENTIPP: Lege den Fokus auf relevante Informationen, um Dir der Aufmerksamkeit der Leser sicher zu sein. In einem überladenen Newsletter geht Dein Anliegen schnell unter. Formuliere lieber einen knackigen Betreff, der sofort klar macht um was es geht. Wähle zusätzlich einen sachlichen Ton - es ist wichtig Deinen Käufern eindeutige Handlungsempfehlungen zu geben und aufzuzeigen, welche Optionen sie hinsichtliche Rückgabe oder Umtausch des Tickets haben.
Unsicher wie so ein Text formuliert sein soll? Wir haben hier zwei Beispiele für Dich:
Verschiebung
Liebe Teilnehmer des Events [NAME]
Aufgrund der aktuellen Situation und den damit verbundenen Maßnahmen müssen wir leider das Event [NAME] verschieben.
Die gute Nachricht: Wir haben bereits einen Ersatztermin gefunden!
Das Event findet neu am [AUSWEICHDATUM] statt.
Eure Tickets bleiben für das Verschiebedatum gültig. Wir freuen uns auf euch und bis dahin – bleibt gesund!
Liebe Grüße sendet,
Veranstalter-Team [NAME]
Absage
Liebe Teilnehmer des Events [NAME]
Aufgrund der aktuellen Situation und den damit verbundenen Vorgaben, bleibt uns leider nichts anderes übrig, als das Event [NAME] abzusagen.
Für die bereits geleisteten Beträge haben wir folgende Optionen und hoffen hier auf Ihre Unterstützung.
Option 1: Die Tickets können durch uns ganz unkompliziert in einen vollwertigen Gutschein (Geschenkartikel) umgewandelt werden.
Option 2: Die Tickets können mit Ihrer Unterstützung in ein Kontoguthaben umgewandelt werden, welches wiederum für sämtliche Leistungen und weitere Artikel aus unserem Portfolio genutzt werden kann.
Option 3: Unterstützen Sie uns als Veranstalter und wandeln Sie Ihre Tickets eine Spende um. Gerade die Veranstaltungsbranche ist durch die vielen Einschränkungen stark betroffen und ist für jede Unterstützung dankbar.
Option 4: Die Tickets werden nach kurzer Prüfung von uns zurückerstattet und die geleisteten Beträge an Sie ausgezahlt.
Bei Bezahlung mit KREDITKARTE wird der Betrag direkt auf die Kreditkarte gutgeschrieben. Das gleiche gilt für LASTSCHRIFT Zahlungen und PAYPAL. Sollten Sie eine andere Zahlart gewählt haben, bitten wir Sie, innerhalb von 30 Tagen uns ihre Bankangaben (IBAN und Begünstigter) an [EMAIL-ADRESSE] für die Rücküberweisung zu übermitteln.
Wir bedauern die Umstände und hoffen Sie bald wieder bei einem unserer Events begrüßen zu dürfen.
Bis dahin – bleiben Sie gesund!
Liebe Grüße sendet
Das Veranstalter-Team [NAME]
Folgende Punkte gilt es zu prüfen:
☑ SMS versenden
☑ Briefe versenden
☑ Textnachrichten aktivieren
- Textnachrichten als zusätzliches Medium der Kommunikation mit Deinen Gästen
- Zustimmen der Verwendung des Service-Partners Twilio
Wie gehe ich mit Stornierung und Umtausch um?
Deine Alternativen zur Rückerstattung
Motiviere Deine Besucher dazu, Dich zu unterstützen anstatt nur eine Rückerstattung zu verlangen. Wir haben die Erfahrung gemacht, dass die meisten Ticketkäufer für die aktuelle Situation ein Bewusstsein entwickelt haben und entsprechendes Verständnis zeigen. Daher bietet unser System die Möglichkeiten, den Wert des Tickets in eine Spende, einen Gutschein oder in Guthaben auf dem Kundenkonto zu wandeln. Diese Alternativen zur Rückerstattung entlasten Dein Budget und binden Deine Besucher weiterhin an Deine Veranstaltung. Informiere Deine Besucher über diese Optionen - wie Du das am besten umsetzt, haben wir Dir im letzten Punkt vorgestellt.
UNSER EXPERTENTIPP: Schaffe die Möglichkeit, dass Deine Gäste ihre Tickets eigenständig online umtauschen können. Das verringert Deinen Service-Aufwand und Deine Käufer können unabhängig agieren.
Aber Achtung - für diese Aktion fällt eine Buchungsgebühr an. Halte diese Information für alle Käufer transparent!
Folgende Punkte gilt es zu prüfen:
☑ Bestellungen selbst umbuchen
☑ Bestellung oder einzelne Produkte stornieren
Wie kann ich jetzt neue Einnahmequellen schaffen?
Zusatzverkäufe, Spenden und Livestream-Tickets nutzen
Nutze das bevorstehende Weihnachtsgeschäft und verkaufe im integrierten Shop, neben Tickets, auch Gutscheine und Produkte passend zu Deinen Events. Eine besondere Geschenkoption sind sogenannte Packages. In diesen kannst Du mehrere Produkte kombinieren und als Paket zu einem festen Preis anbieten, z.B. ein Produkt zusammen mit einer Spende.
EXPERTENTIPP: Hole Deine Partner und Sponsoren mit dazu und kombiniere Deine Produkte mit attraktiven Angeboten der Partner. So kannst Du besondere Aktionen schaffen und setzt weitere Kaufanreize für Deine Fans.
Folgende Punkte gilt es zu prüfen:
☑ Merchandising-Plugin einrichten
☑ Merchandising Produkt anlegen oder bearbeiten
☑ Gutschein einrichten
Mehrfach hast Du schon den Begriff Spende gelesen. Mit dem integrierten Spendentool im Eventmanager kannst Du den Prozess einfach und direkt im Shop abwickeln sowie eigene Spendenkampagnen erstellen. Nutze die Solidarität Deiner Fans und gib ihnen die Möglichkeit Dich zu unterstützen.
EXPERTENTIPP: Gib Deinen Unterstützern etwas zurück. Wir empfehlen ein gesondertes Ticketlayout mit eingebundener Urkunde. Wie Du das Layout Deiner E-Tickets ändern kannst, findest Du
HIER >>
Folgende Punkte gilt es zu prüfen:
☑ Spenden-Widget erstellen
☑ Spenden-Kampagne kreieren
Entscheidung für Verwendung im Shop, Widget oder Livestream
Einbindung in vorhandene oder neue Packages
☑ Spender Dashboard
Last but not least möchten wir Dir ein alternatives Eventformat näher bringen. Mit virtuellen Events, sprich Livestreams, kannst Du Veranstaltungen online anbieten und erhöhst Deine Gästekapazität. Musst Du durch aktuelle Beschränkungen Plätze in Deinem Veranstaltungsort streichen, dann sind Livestreams die ideale Möglichkeit, um Verkaufseinbußen zu umgehen.
EXPERTENTIPP: Stelle Deine Livestreams zusätzlich in Deiner eigenen Mediathek zur Verfügung und erhöhe damit die Wertschöpfung Deiner Inhalte. Du kannst Zugänge für Deine Mediathek verkaufen und Fans zusätzliches Material z.B. Interviews von Künstlern zur Verfügung stellen.
Folgende Punkte gilt es zu prüfen:
☑ Livestream einrichten
☑ Schritt-für-Schritt zum Livestream
☑ Livestream als Video zum Kauf anbieten
Support
Benötigst Du weitere Handlungsempfehlungen für Deine aktuelle Situation oder ist noch etwas unklar?
In unserem
Helpdesk findest Du viele Schritt-für-Schritt Anleitungen und Videos . Über die
Suche findest Du schnell die passenden Artikel.
Solltest Du weitere Fragen oder ein technisches Problem haben, kannst Du oben im Menü unter dem Punkt "Eröffnen Sie hier ein Ticket" ein Supportticket eröffnen. Wir werden uns dann zeitnah mit Dir in Verbindung setzen.
